Обязанности:

• организация работы офиса
• своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса
• сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации
• контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря
• приобретение канцелярских принадлежностей, заказ питьевой воды и прочих хозяйственных расходов;
• контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях, замена и заправка картриджей
• прием входящих звонков, консультирование клиентов, правильное перенаправление входящих звонков;
• проверка готовности медицинского центра к рабочему дню/смене (включен везде свет, бактерицидные лампы, рекламные телевизоры, наличие питьевой воды и стаканчиков для посетителей, кофе аппарат и снэк-аппарат в надлежащем состоянии и пр.), а также проверка помещений медицинского центра в конце рабочего дня (забытые вещи, открытые окна, включенные обогреватели и пр.)
• ведение внутреннего и внешнего делопроизводства (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
• прием и отправка почтовых отправлений, получение корреспонденции в отделении почты
• принимать и обрабатывать входящую и исходящую документацию
• заказ типографической продукции (бланки, медкарты, журналы, визитки и пр., подготовка макетов и их согласование)
• взаимодействие с поверяющими организациями – подготовка заявок на поверку медоборудования, отправка транспортными компаниями и контроль возвращения медоборудования с поверки
• ведение реестров, применяющихся в организации (медзаключений, входящих и исходящих договоров, опись санитарных книжек, опись заключительных актов, опись архива и пр.)
• контроль за договорами обслуживающих организаций (сроки, исполнение, заключение новых и пр.)
• взаимодействие с обслуживающими организациями (коммунальные, обеспечивающие хозяйственными расходами, обеспечивающие медицинскую деятельность организации (лабораторные исследования, функциональная диагностика, и пр.), контроль за возвращение результатов клиентов ХТИ, ЭКГ, ФЛЮ, маммографии и др.
• контролировать работу курьерской службы, технического персонала
• следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования
• следить за распространением актуальной информации об организации
• выполнять поручения руководства
• прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя
• разрабатывать и вести бюджет расходов на офисные нужды
• оказание посильной помощи сотрудникам организации
• организация корпоративных мероприятий, праздников и пр.
• организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия
• участие в общих собраниях и совещаниях, протоколирование
• доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата
• определять приоритетность и очередность выполнения задач и эффективно распределять рабочее время
• информировать партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях
• работать в режиме многозадачности и с большим объемом информации

Должен знать и уметь:

• основы Закона о труде и гражданское право РФ;
• структуру предприятия, руководящий состав;
• правила ведения делопроизводства;
• правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
• унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
• этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, и т.п.;
• правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д.);
• основы административного права, гражданского и трудового законодательства РФ и иные нормативные правовые документы в объеме, нужном для выполнения должностных обязанностей;
• специфику основной деятельности компании и руководящий состав организации и ее подразделений, структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя, рабочий день с 9:00 до 17:00
• Оформление по ТК РФ
• Испытательный срок - 2 месяца. Первый месяц обучение специфике работы (оплата 30000,00 руб.), второй месяц более самостоятельный (40000,00 руб.). Далее при условии что все подходит всем заработная плата 50000,00 руб.